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Buoni pasto: come funzionano per gli esercizi convenzionati?

Buoni pasto come funzionano

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Cosa comporta, per gli esercenti, la possibilità di ricevere un pagamento tramite buoni pasto? Come funziona l’incasso e la fatturazione per chi si trova dal lato opposto della cassa? Abbiamo scritto per te questo articolo con l’obiettivo di rispondere ad eventuali dubbi a riguardo. Buona lettura!

Come funzionano i buoni pasto per l'esercente?

Un benefit aziendale senza dubbio interessante, quello dei buoni pasto. Si tratta di un mezzo di pagamento che può essere utilizzato per acquistare prodotti alimentari oppure usufruire del servizio mensa all’interno di esercizi o negozi convenzionati, rappresentando senza dubbio un vantaggio non indifferente. Assumono molto spesso la forma di importi alternativi che, se non corrisposti tramite questo servizio, sarebbero stati altrimenti presenti all’interno della busta paga del lavoratore come parte dello stipendio.

Il meccanismo di utilizzo per chi li detiene sembra essere chiaro, ma potremmo dire lo stesso per chi deve incassarli? Diciamo, in breve, che mentre la persona che se ne avvale ottiene un beneficio immediato (ricevendo in cambio un prodotto o un servizio), l’esercente dovrà attendere un tempo stabilito - a seconda del servizio a cui si è affidato - che solitamente corrisponde ad un mese.

Prima di vedere i dovuti dettagli, vogliamo fare una premessa: esistono diverse tipologie di buoni pasto sul mercato, e non tutti sono utilizzabili all’interno di ogni esercizio commerciale. Questa è una scelta delle singole attività sulla base di politiche interne, che devono in ogni caso sottostare a una normativa degli stessi. Fare marketing per ristoranti significa anche decidere a quale servizio affidarsi e a quale società ovviamente destinare il budget. Ma vediamo di approfondire l’argomento!

Come incassare i buoni pasto: informazioni per i gestori

Innanzitutto esistono due diverse tipologie di ticket, in forma cartacea oppure buoni elettronici. Questi ultimi sono stati introdotti di recente - ma ormai neanche così tanto - perché oltre ad essere l’evoluzione digitale della versione cartacea presentano numerosi vantaggi per entrambi i protagonisti coinvolti nel processo. Questa distinzione è stata necessaria perché il modo in cui vengono incassati dipende proprio dalla loro forma:

  • I buoni pasto cartacei devono essere necessariamente firmati dal cliente riportando la data esatta di utilizzo: solo così l’esercente potrà incassarli, emettendo uno scontrino che sarà poi destinato alla società emettitrice per il corrispettivo dovuto;
  • I buoni pasto elettronici vengono caricati su una card elettronica leggibile esclusivamente da un apposito POS, fornito dalla società emettitrice dei ticket. Grazie alla card sarà possibile scalare l’importo rilasciando direttamente un codice scontrino che, come nel primo caso, servirà alla corresponsione degli importi.

Gestione dei buoni pasto incassati e fatturazione

Come per l’incasso, anche la successiva gestione e fatturazione dei buoni pasto risponde alla diversa tipologia:

  • I buoni pasto cartacei vengono incassati una volta sola alla fine del mese. L’esercente, una volta contati singolarmente, procede a emettere una fattura contenente la cifra totale da spedire alla società emettitrice così che possa essere corrisposto l’importo.
  • I buoni pasto elettronici, i cui importi sono tracciati tramite i terminali POS degli esercenti, facilitano la gestione perché si risparmia il tempo necessario per il conteggio. Anche in questo caso verranno corrisposti alla fine del mese, ma il processo sarà pressoché automatico.

Commissioni sull'incasso dei buoni: esistono?

Ovviamente , e l’importo viene sempre stabilito nel contratto stipulato tra esercente e la società emettitrice. Come anticipato all’inizio dell’articolo, ne esistono diverse e le più famose sono senza dubbio le seguenti:

  • Pellegrini
  • Ticket Restaurant
  • Edenred
  • Sodexo
  • Up Day

I ristoratori dei servizi esercenti sono tenuti a versare importi che possono aggirarsi tra il 10% e il 30% dell’incasso. E non solo, sono anche tenuti a dotarsi di strumenti POS diversi per ogni società emettitrice. Questo significa che se un ristorante decide di accettare i ticket restaurant, ad esempio, dovrà possedere il POS specifico che sarà senz’altro differente da un altro.

Comprendiamo bene che possa non essere semplice gestire l’incasso e la fatturazione dei buoni pasto. L’ideale sarebbe avere un team ben formato, e per questo puoi affidarti ai nostri corsi di formazione aziendale! Possiamo discutere insieme delle tue esigenze HR, tutto quello che devi fare è contattarci: non vediamo l’ora di conoscerti.

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